Harianmerdekapost. com. Denpasar. Birokrasi dibentuk untuk mengatur jalannya pemerintahan, memberikan kepastian hukum, dan memastikan masyarakat memperoleh pelayanan yang layak. Namun, ketika prosedur menjadi terlalu panjang, persyaratan tidak jelas, dan penyelesaian dokumen terus tertunda, birokrasi justru dapat berubah menjadi beban bagi masyarakat yang seharusnya dilayani.
Persoalan ini bukan sekadar tentang antrean panjang atau dokumen yang belum selesai. Di balik lambatnya pelayanan administrasi, terdapat persoalan yang lebih mendasar: bagaimana negara menggunakan kewenangannya dan sejauh mana pemerintah bertanggung jawab atas waktu, biaya, serta tenaga yang harus dikeluarkan masyarakat untuk memperoleh haknya.
Ketika Prosedur Mengalahkan Tujuan Pelayanan
Dalam kehidupan sehari-hari, masyarakat berhadapan dengan berbagai urusan administratif, mulai dari pengurusan dokumen kependudukan, perizinan usaha, hingga persetujuan administratif lainnya. Prosedur memang diperlukan agar pelayanan berjalan tertib dan sesuai dengan hukum. Namun, prosedur seharusnya menjadi sarana untuk mencapai tujuan, bukan justru menjadi penghalang.
Permasalahan muncul ketika masyarakat harus menghadapi persyaratan yang berubah-ubah, informasi yang tidak konsisten, proses yang tidak memiliki kepastian waktu, atau kewajiban mendatangi beberapa kantor untuk menyelesaikan satu urusan. Situasi semacam ini dapat menimbulkan biaya tambahan, menghambat kegiatan ekonomi, dan mengurangi kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah.
Bagi pelaku usaha, keterlambatan perizinan dapat menunda pembukaan usaha, perekrutan pekerja, bahkan realisasi investasi. Bagi masyarakat umum, ketidakpastian administrasi dapat mengganggu akses terhadap layanan yang dibutuhkan. Dampaknya tidak selalu terlihat dalam laporan pemerintah, tetapi dirasakan secara langsung oleh mereka yang harus berulang kali mengurus dokumen.
Karena itu, keberhasilan birokrasi tidak cukup diukur dari banyaknya prosedur yang telah dilaksanakan. Ukuran yang lebih penting adalah apakah prosedur tersebut benar-benar diperlukan, dapat dipahami masyarakat, dan menghasilkan pelayanan yang tepat waktu.
Perspektif Hukum Administrasi Negara
Dalam perspektif Hukum Administrasi Negara (HAN), pemerintah memiliki kewenangan untuk mengatur dan menyelenggarakan pelayanan publik. Namun, kewenangan tersebut harus dijalankan berdasarkan hukum dan tidak boleh digunakan secara sewenang-wenang.
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik menegaskan bahwa penyelenggaraan pelayanan publik harus memperhatikan sejumlah asas, antara lain kepastian hukum, keterbukaan, akuntabilitas, ketepatan waktu, serta kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan. Asas-asas ini menunjukkan bahwa pelayanan yang baik bukanlah sekadar pilihan kebijakan, melainkan bagian dari prinsip penyelenggaraan pelayanan publik yang diatur oleh hukum.
Undang-undang tersebut juga mengatur standar pelayanan yang sekurang-kurangnya mencakup persyaratan, prosedur, jangka waktu penyelesaian, biaya atau tarif, serta mekanisme pengaduan. Dengan demikian, masyarakat semestinya memperoleh informasi yang jelas mengenai apa yang harus dipenuhi, berapa biaya resmi yang diperlukan, dan berapa lama proses pelayanan berlangsung.
Sementara itu, Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan menjadi landasan penting dalam menilai penggunaan kewenangan oleh badan dan pejabat pemerintahan. Keputusan maupun tindakan administratif harus berpedoman pada peraturan perundang-undangan dan Asas-Asas Umum Pemerintahan yang Baik (AUPB).
Dari sudut pandang tersebut, birokrasi yang lambat tidak otomatis berarti telah terjadi pelanggaran hukum. Setiap keterlambatan perlu dinilai berdasarkan jenis pelayanan, ketentuan yang berlaku, alasan keterlambatan, dan tanggung jawab pihak yang berwenang. Namun, apabila proses yang tidak jelas atau tidak sesuai standar terus merugikan masyarakat, kondisi tersebut patut dievaluasi dan dapat menjadi dasar pengaduan sesuai mekanisme yang tersedia.
Perizinan Berbelit dan Biaya yang Ditanggung Masyarakat
Salah satu persoalan yang sering dikaitkan dengan birokrasi adalah perizinan yang berbelit-belit. Dalam sistem administrasi yang ideal, setiap persyaratan harus memiliki dasar hukum dan tujuan yang jelas. Persyaratan juga perlu disampaikan secara terbuka agar masyarakat dapat mempersiapkan dokumen dengan benar sejak awal.
Sebaliknya, apabila persyaratan baru disampaikan setelah pemohon menyelesaikan tahap sebelumnya, atau informasi dari satu unit pelayanan berbeda dengan unit lainnya, masyarakat harus menanggung konsekuensi dari koordinasi internal yang tidak berjalan baik.
Keadaan tersebut menimbulkan biaya yang tidak selalu tercatat sebagai pungutan resmi. Masyarakat mungkin harus mengeluarkan biaya transportasi berulang kali, kehilangan waktu kerja, membayar tenaga tambahan untuk mengurus dokumen, atau menunda kegiatan usaha. Beban semacam ini dapat menjadi lebih berat bagi masyarakat berpenghasilan rendah dan pelaku usaha kecil.
Persoalan menjadi semakin serius apabila ketidakjelasan prosedur membuka ruang bagi praktik percaloan atau pungutan tidak resmi. Meskipun tidak setiap pelayanan lambat berkaitan dengan praktik tersebut, sistem yang tidak transparan dapat meningkatkan risiko penyimpangan dan mempersulit masyarakat membedakan antara biaya yang sah dan biaya yang tidak semestinya.
Oleh sebab itu, penyederhanaan perizinan bukan hanya berkaitan dengan efisiensi ekonomi. Hal tersebut juga merupakan bagian dari upaya memperkuat transparansi, mencegah penyalahgunaan kewenangan, dan menjamin perlakuan yang adil bagi setiap pemohon.
Digitalisasi Bukan Sekadar Memindahkan Kerumitan ke Internet
Pemerintah telah mengembangkan sistem pemerintahan berbasis elektronik melalui Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Digitalisasi berpotensi mempercepat pelayanan, mengurangi kebutuhan tatap muka, memperjelas alur permohonan, dan memudahkan pemantauan status dokumen.
Namun, penggunaan teknologi tidak dengan sendirinya menjamin pelayanan menjadi lebih sederhana. Apabila prosedur yang rumit hanya dipindahkan ke situs web atau aplikasi, masyarakat tetap menghadapi persoalan yang sama dalam bentuk berbeda.
Sistem digital yang tidak terintegrasi, berulang kali mengalami gangguan, meminta pengunggahan dokumen yang sama, atau tidak menyediakan informasi tentang alasan penolakan dapat menambah kesulitan pemohon. Bahkan, masyarakat yang memiliki keterbatasan akses internet dan kemampuan digital berisiko tertinggal apabila pelayanan hanya mengandalkan saluran elektronik tanpa dukungan yang memadai.
Karena itu, transformasi digital harus disertai pembenahan proses kerja. Pemerintah perlu meninjau kembali persyaratan yang tidak diperlukan, mengintegrasikan data antarlembaga sesuai ketentuan hukum, menyediakan informasi yang mudah dipahami, serta memastikan tersedianya bantuan bagi masyarakat yang mengalami kesulitan.
Tujuan digitalisasi seharusnya bukan sekadar mengurangi penggunaan kertas, melainkan membuat pelayanan lebih sederhana, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Reformasi Birokrasi Harus Dirasakan oleh Masyarakat
Reformasi birokrasi sering dikaitkan dengan perubahan struktur organisasi, penerapan teknologi, peningkatan kompetensi aparatur, dan penyusunan kebijakan baru. Semua itu penting, tetapi hasilnya harus dapat dirasakan secara nyata oleh masyarakat.
Pertama, setiap instansi perlu memastikan bahwa standar pelayanan tersedia dan mudah diakses. Informasi mengenai persyaratan, prosedur, biaya resmi, jangka waktu penyelesaian, serta mekanisme pengaduan harus disampaikan secara jelas dan konsisten.
Kedua, pemerintah perlu mengevaluasi prosedur yang tumpang tindih. Setiap persyaratan seharusnya memiliki dasar dan tujuan yang dapat dijelaskan. Tahapan yang tidak memberikan manfaat nyata perlu ditinjau kembali sesuai kewenangan dan ketentuan hukum yang berlaku.
Ketiga, koordinasi antarinstansi harus diperkuat. Masyarakat tidak seharusnya terus-menerus menanggung beban akibat lembaga pemerintah yang bekerja secara terpisah, terutama ketika suatu pelayanan melibatkan beberapa unit atau tingkat pemerintahan.
Keempat, mekanisme pengaduan harus berfungsi secara efektif. Pengaduan bukan sekadar formalitas untuk memenuhi kewajiban administratif, melainkan sumber informasi untuk menemukan hambatan dan memperbaiki kualitas pelayanan. Masyarakat perlu memperoleh penjelasan mengenai tindak lanjut atas laporan yang disampaikan.
Kelima, evaluasi kinerja birokrasi harus memperhatikan pengalaman pengguna layanan. Selain mengukur jumlah permohonan yang diselesaikan, pemerintah perlu menilai ketepatan waktu, konsistensi informasi, kemudahan prosedur, jumlah pengaduan, dan tingkat penyelesaian masalah.
Langkah-langkah tersebut memerlukan komitmen pimpinan, pengawasan yang konsisten, serta budaya kerja yang menempatkan kepentingan masyarakat sebagai prioritas.
Masyarakat Bukan Pihak yang Harus Menanggung Kegagalan Sistem
Dalam hubungan antara pemerintah dan masyarakat, kewajiban pemohon untuk memenuhi persyaratan yang sah harus berjalan beriringan dengan kewajiban penyelenggara untuk memberikan pelayanan sesuai standar. Masyarakat memang harus melengkapi dokumen yang diperlukan, tetapi mereka juga berhak memperoleh informasi yang jelas dan perlakuan yang adil.
Ketika terjadi keterlambatan, penjelasan yang transparan jauh lebih baik daripada membiarkan pemohon menunggu tanpa kepastian. Ketika permohonan ditolak, alasan penolakan perlu disampaikan sesuai ketentuan yang berlaku agar pemohon mengetahui apa yang harus diperbaiki atau mekanisme apa yang dapat ditempuh selanjutnya.
Masyarakat juga perlu mengetahui saluran pengaduan yang tersedia. Apabila suatu pelayanan tidak berjalan sebagaimana mestinya, pengaduan dapat disampaikan terlebih dahulu kepada penyelenggara pelayanan. Jika persoalan tidak terselesaikan atau memenuhi ketentuan untuk ditindaklanjuti, masyarakat dapat mempertimbangkan pengaduan kepada Ombudsman Republik Indonesia atau menempuh mekanisme hukum lain yang relevan.
Namun, tanggung jawab utama untuk membangun sistem yang efektif tetap berada pada penyelenggara pemerintahan. Masyarakat tidak seharusnya terus-menerus diminta memahami kerumitan internal birokrasi yang sebenarnya dapat diperbaiki melalui koordinasi, evaluasi, dan penyederhanaan prosedur.
Penutup: Birokrasi Harus Mempermudah, Bukan Mempersulit
Birokrasi yang baik bukanlah birokrasi yang memiliki prosedur paling banyak, melainkan birokrasi yang mampu memastikan setiap prosedur memiliki tujuan, dasar hukum, dan manfaat yang jelas. Kepatuhan terhadap aturan memang penting, tetapi kepatuhan tersebut harus disertai kemampuan memberikan pelayanan yang efektif dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat.
Dalam negara hukum, administrasi pemerintahan tidak boleh berhenti pada penerbitan surat, pengisian formulir, dan pemenuhan tahapan formal. Administrasi harus menjadi instrumen untuk menjamin kepastian hukum, melindungi kepentingan publik, serta mendukung kehidupan sosial dan ekonomi masyarakat.
Reformasi birokrasi karena itu tidak cukup dinilai dari banyaknya aplikasi yang diluncurkan atau prosedur yang diumumkan telah disederhanakan. Reformasi baru benar-benar bermakna ketika masyarakat dapat mengurus kebutuhan administratif tanpa menghadapi ketidakpastian yang tidak perlu, biaya yang tidak wajar, dan proses yang berlarut-larut.
Pada akhirnya, pemerintah harus menyadari bahwa waktu masyarakat memiliki nilai, kepastian hukum merupakan kebutuhan, dan pelayanan publik adalah tanggung jawab negara.
Birokrasi seharusnya hadir untuk menyelesaikan persoalan masyarakat, bukan menjadi persoalan tambahan yang harus mereka hadapi.
Oleh: Dewa Rangga (Mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Surabaya)
